Warunkiem ujęcia zakupu prezentów w kosztach podatkowych, jest poniesienie go w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.
Najczęściej oznacza to, że prezenty powinny być opatrzone logo firmy, a ich przekazanie powinno następować w celach reklamowych, np. promowania marki czy produktów firmy.
Organy podatkowe uznają, że jeżeli przekazywanie upominków dyktowane jest jedynie współczesną kulturą biznesową – to stwierdzić należy, że jest to reprezentacja. Zdaniem fiskusa wydatki na nabycie upominków, które nie mają na celu promowania firmy ani jej wyrobów, przeznaczone dla określonej grupy podmiotów (kontrahenci, partnerzy handlowi), wręczane z okazji Świąt Bożego Narodzenia – wypełniają znamiona reprezentacji i nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów
Wydatki poniesione na reprezentację wyłączone są z kosztów podatkowych na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT oraz art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT.
W interpretacjach podatkowych i wyrokach sądów możemy znaleźć tezy, iż celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie dobrego obrazu firmy i jej działalności oraz wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami. Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy patrzeć właśnie przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest właśnie wykreowanie takiego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny.
Wobec tego co można zaliczyć w koszty?
Kosztem podatkowym są wydatki związane z promocją i reklamą, a granica między reklamą a reprezentacją jest bardzo cienka. Organy wyjaśniają, że w kosztach podatkowych można zaksięgować wydatki poniesione na zakup prezentów dla kontrahentów, pod warunkiem że prezent będzie: opatrzony logo firmy, znikomej wartości, wręczany nie wybranym kontrahentom, a przekazywany masowo. Im więcej ww. warunków będzie spełnionych łącznie, tym ryzyko zakwestionowania wydatku jest niższe. Samo oznaczenie prezentu logo firmy nie przesądza jeszcze o jego reklamowym charakterze.
Należy zatem liczyć się z sytuacją, kiedy zakupione przez naszą firmę zwyczajowe upominki świąteczne, takie jak kosze ze słodyczami czy alkoholem nie będą kosztem podatkowym.
